Artık Uzaktan Çalışanla Yakından İlgilenme Dönemi “Dil söyler kulak dinler, kalp söyler kâinat dinler.” Yunus Emre Son yıllarda liderlerin zorlu bir sınavdan geçtiği aşikardır. Bir taraftan hiç deneyimlemedikleri güçlüklerin ortasında kurumlarını ayakta tutmaya çabalarken, diğer yandan her yerde yeniden düşünmek, yeniden strateji oluşturmak, yeniden yapılandırmak ve yeniden başlamak durumunda kaldılar. Tüm bunlara ilaveten de, çalışanları elde tutmak ve kuruma bağlılıklarını arttırmak için mücadele ediyorlar Bu zorlu dönemde iş dünyasında bir kısım çalışan şirkete fiziki olarak gitmeye devam ederken, bir kısım da uzaktan çalışıyor. Normalleşme rüzgarlarıyla savrulduğumuz şu günlerde herkesi ilgilendiren öncelikli konu uzaktan çalışanların, fiziki ortama ne zaman ve ne şekilde dönecekleri. Sanırım yeni normalde kurumlar miktarı ihtiyaca göre değişken olmak üzere, hibrit (biraz fiziki, biraz uzaktan) sistemleri daha fazla benimseyecekler. Dijitalleşmenin bu denli hız ve önem kazandığı bir dönemde, artık dijital işgücünden bahsedilmeye başlanmış ve çalışanlar ile liderleri arasında fiziksel mesafenin de oluşması sebebiyle, azalan yüz yüze etkileşim ile birlikte “uzaktan liderlik” kavramı da ön plana çıkmıştır. Liderliğin temel ilkeleri, ekibin tek bir çatı altında yer alıyor olması ya da coğrafi olarak dağılmış olmasına bakılmaksızın aynıdır. Ancak doğal olarak liderin kullandığı yetkinlik bazlı ve davranışsal araçlar da, uzaktan ve/veya yüz yüze durumlar için farklılık gösterebilecektir. Bu nedenle de; krizin yarattığı tehditleri yönetebilen, fırsatlardan yararlanabilen, bireysel, grup ve kurumsal düzeylerde değişimi yönetebilen liderler, kurumsal esneklik ve gelecekteki iyileştirme için yol gösterenler olacaklar. “En Meraklı Liderler Kazanır” Zorlu çalışma ortamlarında liderler, insanları neyin tükettiğine karşın, neyin yeniden enerji verdiğini özenle merak etmelidir. Peki, insanın enerjisini tüketen nedir? Tabii ki liste uzun ama özellikle stres ve korku, hibrit ve sanal ortamlarda güçlü çalışma ilişkilerini sürdürmek, zorlu aile dinamikleri ve daha fazlası bu noktada etken olan unsurlardır. Liderlerin, insanlara yeniden enerji veren ve onlara maksimum kapasitede katkıda bulunmaları için destek veren ortamlar yaratmak için daha fazla çalışması gerekiyor. Liderler neden buna odaklanmaları gerektiğini anlamıyorlarsa, çok daha büyük, çok daha zorlu sorunlarla boğuşuyorlar demektir. Peki, uzaktan çalışırken ekip üyelerinizin motive olmasını ve en yüksek verimlilikte performans göstermesini nasıl sağlarsınız? “Koçluk becerilerine sahip lider yönetici olmak” Böylesi zamanlarda, liderler öncelikle kendi davranışlarına daha yakından bakmalı ve kendi kendilerine, duygusal ortamlara katkıda bulunup bulunmadıklarını sormalıdırlar. Bunun çok ötesinde, empati kurabilen liderlerin, diğerlerinin korku ve endişelerini dikkatle dinlemeleri, onları olabildikleri en verimli şekilde ele alıp, “insanların duyulduklarından ve desteklendiklerinden emin olmalarını” sağlamaları gerekir. Bir taraftan kendi kişisel gelişimlerine önem verirken, aynı zamanda ekibindeki tüm üyelerin de gelişimlerine odaklanırlar. Onlara ne yapmaları gerektiğini söylemek yerine, ne yaparlarsa hedeflerine ulaşabilecekleri konusunda güçlü soru sorarlar. Ekip üyelerini salt dinlemekle kalmayıp, derinlemesine anlamaya ve aslında gerçekte ne söylemek istediklerini keşfetmeye çalışırlar. Global, vizyoner ve koçluk yaklaşımı tarzı sergileyen liderlerin sisteminde fikirler paylaşılır, birbirlerinden öğrenme gerçekleşir, kararlar ortak veya işbirliği içinde alınır, hedeflere ulaşma oranı yüksek olur, takım ruhu ve başarıdan söz edilir. Tam da bu noktada liderlerden beklenen en önemli yetkinliklerin en başında; “güçlü soru sormak” ve “derin dinlemek” dediğimiz koçluk araçları gelmektedir. Diğer bir deyişle; yeni normalin liderlik tanımı “Koçluk Becerilerine Sahip Lider Yönetici” çerçevesinde yapılmaktadır. Liderler için iyi bir dinleyici olmak hiç bu kadar önemli olmamıştı. Uzaktan çalışma, yüz yüze konuşmalardan elde ettiğimiz sözsüz ipuçlarını doğal olarak alamamamıza yol açıyor. Dinleyemeyen, bireylerin ve ekibin ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamakta zorlanan liderler çok daha fazla zorlanacaklar. Dinleme becerisi, evrensel olarak övülen bir beceri olsa da psikologların, terapistlerin, profesyonel koçların aldığı eğitimler dışında nadiren detaylı bir biçimde ele alınır. İyi dinlemek, öğretimle geliştirilebildiği gibi, koçlukla da gelişen bir beceridir. Güçlü kişisel yönlerinizi, gelişime açık yönlerinizi ve en önemlisi de alışkanlıklarınızı konuştuğunuz birisi ile sürekli bir çalışma içerisinde olmak, dinleme becerinizi geliştirecektir. “İyi Dinleyici Olmak, Aktif Dinlemek” Bir diyalog içinde konuşan kişilerin iki amacı vardır. Birinci amaç, diğer kişinin ne ilettiğini (hem açık anlamı hem de arkasındaki duyguyu) anlamaktır. İkincisi, diğer kişiye ilgi, dikkat ve özen göstermektir. Nezaket tek başına önemli bir neden olsa da bu ikinci amacın tek sebebi “sadece” nezaket değildir. İnsanlar dinlendiklerini hissetmezlerse bilgi paylaşmayı bırakırlar. "Aktif dinleme" üç açıdan önem taşır; Bilişsel: Diğer kişiden aldığınız açık ve örtük tüm bilgilere dikkat edip bu bilgileri anlamak ve birleştirmek.Bilişsel: Diğer kişiden aldığınız açık ve örtük tüm bilgilere dikkat edip bu bilgileri anlamak ve birleştirmek. Duygusal: Karşılaşabileceğiniz kızgınlık ve can sıkıntısı gibi herhangi bir duygusal tepkiyi yönetmek de dahil olmak üzere, konuşma sırasında sakin ve şefkatli kalmak Davranışsal: İlginizi ve karşıdakini anladığınızı sözlü ve sözsüz olarak iletmek İyi bir aktif dinleyici olmak yaşam boyu sürecek bir çaba gerektirir. Ancak, küçük iyileştirmeler bile dinleme etkinliğinizde büyük bir fark yaratabilir. Örneğin; * Söylenen son birkaç sözcüğü tekrar etmek karşınızdaki kişiye dinlendiğini hissettirir, konuşma sırasında odaklanmanızı sağlar ve ikinizin de düşüncelerini toplaması veya duygusal bir tepkiden normale dönmek için bir duraklama sağlar. * Muhatabınızın söylediklerini kendi sözcüklerinizle ifade etmek, hem duygusal sürtüşmeyi hem de iki taraf üzerindeki zihinsel yükü artırabilir. Bu yöntemi yalnızca doğru anlayıp anlamadığınızı kontrol etmeniz gerektiğinde kullanın ve açıkça "Anladığımdan emin olmak için bunu kendi kelimelerimle ifade edeceğim" deyin. * Göz teması, dikkat gösteren bir beden duruşu, baş sallama gibi sözsüz ipuçları önemlidir. Ancak kendinize düzenli göz teması kurmayı hatırlatmakla meşgulken birinin sözlerine dikkat etmek zordur. Bu tür davranışlar önemli bir alışkanlık değişikliği gerektiriyorsa, bunun yerine konuşmanın başında insanlara biraz tepkisiz olabileceğinizi söyleyip sabırlı ve anlayışlı olmalarını isteyebilirsiniz. * Aktif dinleme, bir konuşmada aldığınız açık ve örtük bilgilere dikkat etmenizi gerektirir. Kelimelerin arkasındaki motivasyon ve duygu genellikle ses tonu, yüz ifadesi ve beden dili gibi sözsüz ipuçlarıyla ifade edilir. * Mümkün olduğunca fazla soru sorun. Bunu yapmak diğer kişiye daha iyi dinlendiğini hissettirir, mesajını tam olarak anlamanızı sağlar ve de önemli ayrıntıların gözden kaçırılmadığından emin olmanızı sağlayan bir hatırlatıcı görevi görür. * Gürültüden, kesintilerden ve diğer harici dikkat dağıtıcılardan kaçınmalısınız. Ancak iç dikkat dağıtıcılarınızı, iç seslerinizi en aza indirmek de önemlidir. Kafanızı başka bir konu meşgul ediyorsa yeniden odaklanmak için gayret sarf edin. Bir konuşmanın sizi üzebileceğini biliyorsanız, içeri girmeden önce mümkün olduğunca kendinizi sakinleştirin. Konuşma sırasında dikkatiniz dağılırsa veya bir noktayı tam anlayamazsanız bunu söyleyip diğer kişiden söylediklerini tekrar etmesini isteyin. * Karşınızdaki kişi konuşurken bir yandan cevabınızı düşünmeyin. Karşınızdaki kişi konuşmayı bitirdikten sonra yanıtınızı oluşturmak için kısa bir süre durun. Bu bilinçli bir çaba gerektirecektir! İnsanlar diğer insanların konuşma hızından dört kat daha hızlı düşünür. Bu yüzden dinleyici olduğunuzda yedek bir beyin gücünüz vardır. Bu gücü odaklanmak ve mümkün olduğunca fazla bilgiyi özümsemek için kullanın * Duygularınızı takip edin ve eğer duygusal bir tepkiniz varsa konuşmanın hızını yavaşlatın. Söylenenleri daha fazla tekrar edin ve nefesinize dikkat edin. Karşınızdaki kişinin ilgisini kesmesine neden olacak şekilde yanıt vermemelisiniz. Duymak istemediğiniz mesajları hiçe saymak veya bunlardan mazeret uydurarak kurtulmak gibi kolay savunma mekanizmalarına düşmemelisiniz. * İşitme kaybınız varsa bu konuda dürüst olun. Her nedense insanlar görme kayıplarından gururla bahseder ama işitme kayıplarını saklayabilirler. Bu konudaki ön yargıyı kırmaya yardımcı olun. Neye ihtiyacınız olduğunu söyleyin. Örneğin, konuşurken insanların sizinle yüz yüze gelmelerini veya önceden size yazılı materyal vermelerini rica edin. Başkalarının işitme kaybınızı bilmesini sağlayın ki bir şeyleri gözden kaçırmış olabileceğinizi gösteren belirtilere karşı uyanık olsunlar. “Güçlü liderler güçlü soruları sorar” Geleceğin en etkili liderleri, en güçlü ve ilham verici soruları olan ve cevapları bulmak için yardıma ihtiyaç duyduklarını kabul eden kişiler olacaktır. Bu, tüm liderlerin yapabileceği bilinçli bir seçimdir. Kişilere, değerli hissetmenin nasıl bir şey olduğunu, bunun nasıl mümkün olabileceğini sorabilirsiniz ve hemen ardından da tanımladıkları senaryoları gerçeğe dönüştürmek için harekete geçebilirsiniz. Böylece, bireyleri daha fazla katkıda bulunabilmeleri için yeteneklerini ortaya çıkarmalarına fırsat tanır, daha uzun saatler olmadan, daha enerjik ve heyecanlı çalışmalarını sağlar ve çok daha kolay başarıya ulaşmalarına destek olursunuz. Ekip üyelerinize neye ihtiyaçları olduğunu sürekli sorun. Ellerinden gelenin en iyisini ortaya çıkarmanın yollarını aramaya devam edin. İnsanların gelişmesine yardımcı olan ortamları yaratmaya devam edin. Takımdaki her bir bireye karşılaşılan her türlü problemin çözümünde kendisinin de katkısı olabileceğini hissettirin. Liderin özellikle, “uzaktan çalışanla yakından ilgilenme”sine olanak sağlayacak örnek sorular şunlar olabilir; * Şu anda mevcut durum sizi nasıl etkiliyor? * Ekibimizin odaklanabileceği kritik konular nelerdir? * Müşterilerimize harika hizmeti nasıl sunabiliriz? * Zor şartlarda bile büyümeyi nasıl tetikleyebiliriz? * Ortamlarımızı daha eğlenceli ve amaç bulmaya yönelik oluşturmak için neler önerirsiniz? * Geçen hafta nasıl bir etkimiz oldu ve neler öğrendik? * Bu hafta ne gibi taahhütlerimiz var ve her biri için kimler sorumlu? * Bu hafta yapmamız gerekenler için birbirimize nasıl yardımcı olabiliriz? * Bu hafta performansımızı artırmak için deneyim kazanmamız gerekenler nelerdir? * Ne tür bir deneyim için uğraşıyoruz ve kim çaba gösteriyor? * Kendinizi daha değerli hissetmenize yardımcı olmak için yapabileceğimiz en basit şey ne olurdu? * Yeteneklerinizin ne kadarını açığa çıkarabiliyorsunuz? * Hangi engeller, sunduğunuzdan daha fazla katkıda bulunmanızı engelliyor? * Sunduğunuz şeylerden daha fazla katkıda bulunmanız için ne olması gerekir? * Başlamanıza, harekete geçmenize nasıl yardımcı olabilirim? Bu ve benzeri “açık uçlu” ve ihtiyaca yönelik “güçlü” sorular, sizin “dinleme” ve onlar için herkesin konuşabileceği güvenli bir ortamı yaratmanıza destek olur. Sonuç olarak; eğer uzaktan çalışma hayatımızda artık çok önemli bir kavram olarak yerini alacak ise, o zaman liderin de çok daha fazla ekip ile yakın temasta olması gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Bu temas fiziksel olmaktan daha ziyade, onları “gerçekten anlamaya” ve onlarla birlikte “çözüm üretmeye” yönelik olacaktır. İşte tam bu nokrada “Koçluk Becerilerine Sahip Lider Yönetici” tanımı vazgeçilmez bir yetkinlik olarak karşımıza çıkmaktadır. Sağlıkla ve sevgiyle kalın. Naci Demiral, MCC The Coaching Company