AMAN TANRIM, GERİ BİLDİRİM Mİ?

İnsanın kendisini arayışı, sürekli olarak kendini yeniden değerlendirmeye yönelik, dinamik bir süreç olarak görülebilir. Genellikle ulaşılabilme umuduyla başlanan, fakat bir türlü ulaşılamayacak bir süreç olarak ortaya çıkan bu arayış, insanın kendisini ve diğer insanlarla kurduğu ilişkiyi anlamlandırması açısından önemlidir. İnsanın “kendini bilme” çabası, antik dönemlerde başlasa da, günümüze kadar devam etmiş ve sonsuza kadar da sürecektir kuşkusuz. Bu çaba, kimi zaman haddini bilmek anlamında kullanılmış olsa da, çoğunlukla, kişinin kendisini daha iyi olana dönüştürebilmesi için sahip olduğu güçlü ve gelişime açık yanlarının farkına vardığı, ne istediği ve hangi özelliklerinin onu desteklediğini, hangilerinden vazgeçmesi gerektiğini özümsemesini, tüm bunlar için gerçekleştirmesi gerekenlere nasıl odaklanacağını ifade etmektedir. Bu açıdan “geri bildirim” kavramı da insanın kendini bilme yolcuğundaki en önemli araçlardan bir tanesi olmaktadır. Kendisini doğal olarak, diğerlerinden herhangi bir nedenle üstün görme eğiliminde olan insanlar, inanmak istediği gerçekleri bilinçdışı seçer ve bunu savunmak için doğru kabul ettiği gerçeklere tutunur. Eh, bu durumda doğal olarak da kendini bil süreci sekteye uğrar.
İş hayatında pek çok yöneticinin bu farkındalıkta yeterince olamaması nedeniyle “geri bildirim”den kaçındığına veya süreci çok kötü yönettiğine veya mecburiyetten dolayı üstün kötü geçiştirdiğine sıklıkla tanık olmuşuzdur.
Geri bildirimin öcü gibi görülmesinin en temel sebebi, “beyin sapı”dır. İlkel beyin, sürüngen beyin diye de adlandırılan ve bir canlı olarak var oluşundan bugüne insanın en temel zihinsel oluşumlarından biri, hatta ilki olan bu sistem; insanın varlığını sürdürebilmesi adına sürekli olarak çevresel tehdit kontrolü yapar. Eğer herhangi bir tehdit söz konusu ise, tehdidin önem derecesine göre değişmek üzere, bütünsel sisteme komutu; “şoka gir, savaş veya kaç” şeklinde olur. Doğallıkla ilk çağlarda çevresel tehdit tamamıyla fiziksel, (dinazor ile karşılaşmak, aç kalıp ölmek gibi) şartlarla oluşmakla birlikte, günümüzde “beyin sapı” için “tehdit” çoğunlukla psikolojik etkenlerden (fiziksel olarak beğenilmeme ihtimali, kariyer basamaklarında iki kişinin aynı görevi arzulaması gibi) kaynaklanmaktadır. Geri bildirim görüşmesi de aslında tipik bir beyin sapı tehdit unsurudur. Ya şimdi bana tepki verirse… yanlış anlarsa… terk ederse… morali bozulursa… sevmekten vaz geçerse… gibi düşünsel ve dolayısıyla duygusal yapılar kaçınılmaz olarak geri bildirim görüşmelerini ya gerçekleştirmekten kaçınmaya, ya da sadece olumluları veya sadece olumsuzları gündeme getirmekte ana etken olabilmektedir. Eğer beyin sapı bu anlamda bir tehdit algılar ise, kendini daha üstün görmesi durumunda savaşa, daha zayıf görmesi durumunda da kaçma kararı alacak ve de tutum ve davranışın en temel nedeni olacaktır. İşte bu nedenle geri bildirim kavramının etkin kullanılabilmesi ve işleyebilmesi için alanda da, verende de tehdit algısının oluşmaması, “beyin sapının sakin kalması” gereklidir.
Güven, sağlıklı bir ilişkinin temelidir ve beyin sapı için en önemli tehdit unsurlarından birisidir. İnsanlar kendilerini güvende hissetmezse, kendilerine sahip çıkıldığını görmezlerse hiçbir iletişim tekniği geribildirimin işe yaramasını sağlamaz. İnsanlar hata yaptıklarında toleransınız yoksa, performansları düştüğünde kolaylıkla yollarınızı ayırıyorsanız geribildirim kültürünü unutun. Zira korku ile yönetilen kültürlerde insanların fikir ve düşüncelerini açıkça ifade etmelerini beklemek hayalden başka bir şey değildir.

“Koçluk becerilerine sahip lider yöneticiler” geri bildirimi bir gelişim fırsatı olarak gördükleri için, en fazla zaman ayırdıkları konuların en başına, bireysel veya takım olarak geri bildirim görüşmelerini koymaktadırlar. Bir taraftan kendilerinin güçlü ve gelişime açık yönlerine odaklanıp, onlar üzerinde çalışırken, aynı zamanda da ekiplerinde geri bildirim kültürünü oluşturacak çabalar içinde olurlar. Geribildirim için uygun ortamlar hazırlarlar. Gelişim kurumlar için kritik öneme sahip kavramlardan biridir. Çünkü insanlar kendini kişisel ve mesleki olarak geliştirdiği sürece kuruma olan katkısı daha da artacaktır. Geribildirim, kurum kültürünün de bir parçasıdır. Geribildirimi içselleştirmemiş firmaların çalışanları, müşterilerinin de geribildirimini almakta doğal olarak zorlanacaktır, ki geribildirim yerine eleştiri ve suçlama kültürüne sahip olacaklarını tahmin etmek zor değildir.
Geri Bildirim Nedir?
Geri bildirim; alana ve verene fayda sağlayacak, yapıcı ve çözüm odaklı olacak şekilde, belirli ve somuta dayalı konuları kapsayan, olumlu ve/veya olumsuz görüşlerin paylaşıldığı, “çift yönlü” görüşmeler sürecidir. Geri bildirim, sadece yöneticiden çalışana, büyükten küçüğe, güçlüden güçsüze değil, aynı zamanda ters yönde de işleyen bir bilgi akışıdır. Burada amaç, organizasyonun bütün unsurlarını süreç içine dahil ederek, gelişim alanları konusunda farkındalık kazanılması ve buna bağlı olarak da gelişim sağlanmasıdır.
Profesyonel iş hayatımda ve sonrasında koçluk desteği verdiğim liderle çalışırken fazlasıyla kötü örnekle karşılaştım. Ama en ilginçlerinden bir tanesi şuydu; uluslararası bir bankanın genel müdür yardımcısı, sorumlu olduğu departmanın çalışan bağlılığı skorlarının görece olarak düşük çıkması üzerine, değerlendirmeleri özümseyip, mevcut gelişim alanlarına konsantre olmak yerine, birlikte çalıştığı bağlı yöneticileri tek tek odasına çağırıp, sorguya çekip, beğenmediği yorumları kimin ve neden yazdığını araştırıp bulmaya çalışmıştı.
Etkin ve gelişimi sağlayan geri bildirim kesinlikle yıkıcı değil, yapıcı olmalıdır. Bu açıdan temel koçluk becerileri, yani “derin dinleme” ve “güçlü soru sorma” en etkili geri bildirim araçlarının başında gelmektedir. Geri bildirim görüşmesi sırasında, yönlendiren değil de, “nötr kalarak” kişinin kendisini keşfetmesine, potansiyelinin önündeki bariyerleri kendi kendisinin bulmasına, aksiyon alanlarını kendi kendisinin görmesine yardımcı olmak inanılmaz katkı sağlayacaktır. Çünkü her bir birey ve de takım, varoluşundan bu yana doğasından gelen yaratıcılığa, kendisiyle ilgili tüm konuları çözmeye hizmet edecek güçlü iç kaynaklarına sahiptir.
Son dönemlerde dünyada geribildirim kavramına farklı bir bakış açısı olarak “feedback” yerine “feedforward” kavramı kullanılır oldu. Feedforward kavramı, bir tür “ileri bildirim” veya “gelecek odaklı konuşma” veya “geleceği besleme” şeklinde de ifade edilebilir. “İleri bildirim” veya “farkındalık görüşmesi” süreçlerinin karşılıklı uyum sağlamayı, sonuç almayı ve birbirini anlamayı kolaylaştırmasının yolu, geçmiş, bugün ve gelecek bağlantısını doğru kurabilmekten ve birbirini çok iyi dinleyip, doğru, güçlü ve açık uçlu sorular sormaktan geçiyor. Üstelik bu görüşmeler son derece yapılandırılmış olarak düzenlenebildikleri gibi, anlık olarak da gerçekleşebilir. “Bu yolculuğumuzda birbirimizden neler bekliyoruz” sorusu ve de cevabı, “geleceği besleme” görüşmelerinin en tipik yansımasıdır. Çünkü böylesi bir ortam kaygı, korku, kızgınlık, tehdit barındırmaz, beyin sapları sakin kalır, güvene dayalı ilişki güçlenir, gelişim için fırsatlar oluşur. Yaptıkları işe, aldıkları iş sonuçlarına, güçlü yanlarına ve gelecek yolculuklarına bu kadar detaylı bir zaman ayırıldığını fark eden çalışanlar, kendilerini değerli hissederler, bu da çalışan mutluluğunun en güçlü parametrelerinden bir tanesidir.

Etkin bir geri bildirim görüşme sürecine ilişkin püf noktaları ise şöyle sıralanabilir;
- Mantıksal hazırlık yapın. Konu nedir? Ne söylemek istiyorsunuz? Konuya ilişkin var olan somut/soyut veriler nelerdir? Nasıl ifade etmek istiyorsunuz? Uygun mekan neresidir? Uygun zamanlama nasıldır? Vb.
- Duygusal hazırlık yapın. Beyin sapınızın en ufak tehdit algılayacağı bir durum geri bildirim görüşmesini etkileyecektir. Bir tarafın tehdit algılaması olasılıkla karşı tarafta da nedenini bilemediği bir tehdit algısı yaratabilecektir. O nedenle mümkün olduğunca duygusal yapınızın sakin kalmasına yönelik hazırlık yapın, bir koç ve/veya bir terapist ile bu konuya özel çalışın.
- Görüşme pozisyonunuzu eşitleyin. “Karşılıklı olarak eşitiz” mesajı oluşturacak bir oturma pozisyonu alın. Birbirinden ne üstün, ne de alçak.
- Konuyu “kimlik’ten somut”a getirin. Mümkün olduğu kadar konuyu kimlik veya kişilik boyutundan çıkartıp objektif, verilere dayalı, analitik ve somut kavramlarla ifade ederek başlayın.
- “Ben dili” kullanın. Sana şu konuda geri bildirim vereceğim demek, “sen” dili olup karşı tarafın beyin sapında büyük olasılıkla tehdit oluşturacaktır. Bu durumun “ben”de yarattığı etki, duygu, düşünce şudur… gibi.
- Güçlü ve pozitif yanlarını ortaya koyun. Sende fark ettiğim pozitif yanlar ve çok iyi yaptığın şeyler şunlar… gibi. Aynı şekilde, “seni anlıyorum, hak veriyorum” mesajı da bu aşamada etkili olur.
- Beklentilerinizi ifade edin. Senden beklentilerim şunlardır… gibi gelişim alanlarını pozitif bir ifade ile söylerseniz, büyük olasılıkla beyin sapı tehdit algılamayacak ve gelişim alanların fark edip, anlatmak istediklerinize “alıcı” olacaktır.

Sonuç olarak eğer geri bildirim sürecini iyi yönetirseniz korku veya kaygı yerine, karşılıklı olmak üzere gelişim için çok önemli bir hediye almış ve vermiş olursunuz.

“Diyalektiğe Övgü” şiirinde ne güzel söylemiş Murathan Mungan;

Yaşıyorsan eğer' hiçbir zaman deme'.
Yıkılır, yıkılmaz görünen,
Kalmaz hiçbir şey nasılsa öyle
Buyuranlar verdiklerinde son buyruklarını
Buyruk altındakiler başlar konuşmaya,
Kim 'hiçbir zaman' demeyi göze alabilir?
Zulüm yürürlükteyse, kim suçlu: Kendimiz
Ve kimdir onu yıkmak zorunda olan: Biz
Yenilen kalk ayağa!
Her şeyini yitiren, dövüşe devam!
Kavramışsan olup biteni, seni kim tutabilir?
'Hiçbir zaman'dan 'bugün' doğar
Bugün yenilen yarının yenenidir.

Sevgiyle ve sağlıkla kalın.

Naci Demiral, MCC
The Coaching Company